Gestion administrative des formations

Gérer des formations, c'est bien plus que transmettre des savoirs.

C'est aussi une mécanique administrative précise, rigoureuse, qui ne souffre pas l'approximation : conventions à produire, émargements à suivre, attestations à envoyer, évaluations à collecter… Et derrière tout ça, les exigences de Qualiopi qui imposent une traçabilité irréprochable à chaque étape.

Pour un organisme de formation, cette charge administrative est réelle. Elle prend du temps, mobilise de l'énergie, et peut vite devenir un frein si elle n'est pas bien organisée.

C'est là où j'interviens afin de vous soulager.

 

Préparation & organisation des sessions

Anticiper pour que tout soit prêt le jour J

Une session bien préparée administrativement, c'est une session qui se déroule sans accroc pour les formateurs comme pour les stagiaires.

Je prends en charge toute la préparation en amont pour que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel : la formation elle-même.

  • Création et mise à jour des sessions de formation dans vos outils (Dendréo, Smart OF, Edusign ou autre)
  • Gestion des inscriptions et constitution des listes de participants
  • Élaboration et envoi des conventions de formation
  • Rédaction et envoi des convocations aux stagiaires
  • Préparation des feuilles d'émargement (présentiel et distanciel)
  • Envoi des questionnaires à chaud et à froid

 

Suivi & traçabilité

Une documentation irréprochable, à chaque étape

La traçabilité, c'est le nerf de la guerre pour un organisme de formation, particulièrement dans le cadre de Qualiopi. Je veille à ce que chaque document soit produit, signé, archivé et transmis dans les règles.

  • Collecte et archivage des émargements
  • Production et envoi des attestations de présence et de fin de formation
  • Organisation et suivi des évaluations à chaud et à froid
  • Suivi des indicateurs de satisfaction

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Chaque organisme a ses propres outils et sa propre façon de travailler.

J'interviens en m'adaptant à votre organisation existante pas en imposant une méthode toute faite.

Que vous utilisiez Dendréo, Smart OF, Edusign... ou même des fichiers Excel bien rodés, je prends en main vos outils et m'intègre à votre fonctionnement.

 

Vous gérez des formations et l'administratif vous prend trop de temps ?

 

Contactez-moi : on fait le point ensemble sur votre organisation et ce qui pourrait être pris en charge rapidement.

 

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