Mon organisation au quotidien en tant qu’assistante indépendante...

Comme vous le savez, si vous avez consulté les pages dédiées à mes prestations et mon profil, j’accompagne, et ce depuis plusieurs années, des TPE et PME dans la gestion de leur activité au quotidien et essentiellement, à distance.

Du fait de mes formations et expériences, j'interviens dans des domaines variés qui vont de la communication, à la gestion administrative RH, la préparation comptable, mais aussi la gestion administrative de formations.

Pour résumer de façon synthétique, voici, en substance, le gros de mes interventions :

• Communication & Webmarketing : Création de supports visuels (affiches, flyers, bandeaux), mises à jour de sites internet, publication d’articles…
• Gestion administrative RH : Contrats, DPAE, prises et suivi des rdv médecine du travail, gestion des dossiers mutuelle/prévoyance, suivi des dossiers salariés, préparation des variables de paie et lien avec le prestataire, gestion des titres restaurants…
• Préparation comptable & gestion financière : Édition et suivi des factures clients, relances, suivi des factures fournisseurs, suivi des règlements clients et fournisseurs, pointage des comptes, rapprochements bancaires…
• Organismes de formation Gestion des conventions : édition de conventions, convocations, dossiers formateurs, suivi administratif…

L'idée n'est pas ici de (re)développer le détail de mes prestations, mais plus de mettre en lumière le fait que j'interviens dans différents domaines. De ce fait, et autant que cela est possible, je tâche de varier les missions afin qu'elles soient complémentaires entre elles, notamment en terme d'emploi du temps, de planning.

Ainsi, et c'est un choix, je me limite sur certaines prestations, où je m'estime à temps plein, afin d'être en mesure de réaliser celles-ci dans de bonnes conditions et ai plus de libertés sur d'autres, que je peux varier, éventuellement légèrement décaler dans le temps quand certaines nécessitent un timing strict.

Comme évoqué, je travaille donc essentiellement à distance. J'ai quelques interventions sur site mais je suis majoritairement en distanciel.

Mes clients sont répartis sur le terroitoire. Certains ne sont pas très loin et nous nous rencontrons donc régulièrement. Mais ce n'est pas le cas pour d'autres qui sont à l'aure bout de la France.

Bien évidemment, le fait de travailler entièrement à distance nécessite, tant chez le client, que pour moi, une organisation spécifique tant d'un point de vue temps que d'un point de vue logistique. Nous développerons, dans paragraphe suivant, cet aspect logistique.

Pour ce qui est du temps, pour ma part, voici comment je m'organise : 

• Planification mensuelle et hebdomadaire : Chaque mission est anticipée à l'avance et intégrée dans mon planning, avec des temps dédiés selon leurs besoins.
• Souplesse quotidienne : Je ne fixe pas d’horaires rigides, sauf dans certains cas précis, ce qui me permet de gérer les urgences et les imprévus avec réactivité.
• Cadre structuré en fin de mois : Compte tenu des missions liées à la facturation, paie, titres restaurants… ces tâches sont planifiées avec rigueur afin d'être exécutées dans les délais. 
• Missions sur site : Elles sont définies à l’avance avec des créneaux fixes, selon les disponibilités et les besoins du client.
• Reporting transmis en fin de mois : de façon à ce que ce soit clair et transparent, je transmets un récapitulatif des tâches réalisées en fin de mois.

Le travail à distance ne saurait fonctionner efficacement sans une base solide d’outils numériques. Pour garantir une collaboration fluide, sécurisée et réactive, nous utilisons des solutions adaptées aux besoins de chacun :

• Logiciels en SaaS (Software as a Service) : Des outils comme Trello, Slack, ou encore Google Workspace permettent de gérer les projets, les tâches, la communication et les documents en temps réel, sans installation locale.
• Clouds sécurisés : Le stockage et le partage de fichiers passent par des plateformes comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive, qui assurent l’accessibilité et la sauvegarde des données, tout en respectant les normes RGPD.
• Plateformes partagées : Pour les missions RH ou comptables, j’accède aux logiciels métiers via des accès sécurisés où je travaille directement sur les interfaces des clients, en mode collaboratif.
• Outils de visio et de communication : Zoom, Teams ou Meet permettent de maintenir un lien humain, de faire le point régulièrement et de fluidifier les échanges, même à distance.

Ces outils sont choisis en fonction des habitudes du client, de la nature des missions et du niveau de sécurité requis. Ils sont le socle technique d’une organisation agile et performante.

La confiance est la base d'une relation saine néanmoins, et c'est naturel, cela se construit avec le temps.

Aussi, lors d'un début de collaboration, il me semble essentiel de prendre le temps de s’apprivoiser mutuellement, d'apprendre à découvrir nos méthodes de travail, habitudes ou façon de procéder et d'y aller progressivement.

Je propose donc de commencer par des missions ciblées, limitées dans leur périmètre, et aussi dans le temps, afin de :

• Découvrir les outils et les méthodes de travail de chacun,
• Poser les bases d’une communication fluide,
• Adapter mon organisation à vos attentes.

Au fil du temps, bine souvent ces missions sont complétées et enrichies, selon les besoins qui émergent.

C’est une approche progressive, qui favorise une relation durable et efficace.

Travailler à distance ne signifie pas travailler seul, très loin de là!

La communication reste la base de la collaboration et les échanges sont réguliers.

Mon rôle est d’être votre relais opérationnel, la garante de vos délais, et la facilitatrice de votre quotidien administratif et communicationnel.

Grâce à une organisation souple mais structurée, je vous accompagne dans la durée, avec professionnalisme et engagement.