Au-delà du contenu, la forme et la gestion des factures sont également encadrées par la législation et doivent répondre à des normes précises.
La numérotation séquentielle et continue
L'une des obligations fondamentales concerne la numérotation des factures. Chaque facture doit porter un numéro unique, attribué selon une séquence chronologique continue et sans rupture.
Cette règle vise à garantir la traçabilité de toutes les opérations et à prévenir toute fraude. Il ne doit y avoir donc aucune rupture, aucun trou si l'on peut dire.
Il est possible d'utiliser plusieurs séquences (par exemple, une par établissement ou par type de prestation), à condition que chacune respecte le principe de continuité.
Les systèmes de numérotation, généralement utilisés via les solutions dédiées, incluent des préfixes (année, code client) suivis d'un numéro incrémental : FAC-2025-001, FAC-2025-002, etc.
L'impossibilité de modifier une facture émise
Une fois qu'une facture a été émise et transmise au client, elle ne peut plus et ne doit plus être modifiée ni supprimée!!!!! C'est une règle d'Or!!!! Cette règle est impérative pour garantir la sincérité des comptes et la fiabilité de la comptabilité.
En cas d'erreur ou si l'on a besoin de modifier ou annuler une facture, il convient de :
- Emettre un avoir en cas de réduction du montant dû ou d'annulation complète de la facture
- Editer une facture rectificative ou facture de complément en cas d'omission ou d'ajout
Ces documents doivent faire référence à la facture initiale et respecter les mêmes règles de numérotation et de mentions obligatoires.
La traçabilité et l'inaltérabilité des données
Les factures doivent être établies de manière à garantir leur authenticité, leur intégrité et leur lisibilité depuis leur émission jusqu'à la fin de leur période de conservation. Cela implique :
- L'utilisation de systèmes de gestion sécurisés qui enregistrent toute opération (ERP ou logiciels de gestion conformes!!)
- La mise en place d'un système fiable permettant de retracer l'historique complet de chaque facture. Idem les logiciels dédiés permettent ce genre de choses en enregistrant toutes les opérations effectuées sur une facture. Ainsi, en cas de contrôle, il est possible de voir si une facture a fait l'objet d'une modification, quand et comment.
- L'impossibilité technique de supprimer ou de modifier une facture validée
Ces exigences s'appliquent quel que soit le format de la facture (papier ou électronique).
L'obligation de conservation
Les factures, qu'elles soient émises ou reçues, doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable. Cette conservation doit permettre de présenter les documents aux services fiscaux en cas de contrôle.
Pour les factures électroniques, cette conservation doit se faire sous format électronique dans des conditions garantissant leur authenticité et leur intégrité donc via un logiciel, une application ou un système d'information CONFORME!! On ne le dira jamais assez.
LE conseil : en utilisant un outil de gestion ou un ERP conforme, vous répondrez, de manière quasi automatique, via un paramétrage également conforme, à l'ensemble de ces exigences.
