Facturation : les règles et mentions obligatoires

Par Le 29/07/2020 comment 0

folder_open Dans Gestion administrative et comptable

La facturation qu'elle soit en B to B (professionnel à professionnel) ou en B to C (professionnel à particulier) est réglementée et pourtant, nombreux sont encore les documents ne respectant pas les normes, voire quand il y a document...

Ci-dessous un petit rappel sur les règles de facturation et les mentions obligatoires.

Qu'est-ce qu'une facture? Dans quel cadre l'établir? Pour qui et quoi?

Une facture est un document de nature commerciale et comptable, établi par une entité juridique, quelque soit sa forme, et qui a pour but de détailler les informations relatives à la vente de produits, prestations ou services...

Etablir une facture est obligatoire et notamment pour :

  • Toute vente (produits, services...) de professionnel à professionnel
  • Toute vente par correspondance à l'attention d'un particulier
  • Toute livraison aux enchères publiques de biens d'occasion, oeuvres, objets collection...
  • Pour toute prestation de service effectuée pour un particulier et d'un montant au delà de 25 euros TTC. On parle alors de note. En deçà de ce montant, la délivrance d'un document est facultatif et se fait sur demande du client.
  • Pour les professions libérales, on parle de note d'honoraire celle-ci étant soumise aux mêmes règles que la facture.

Il faut savoir que l'absence de facturation est sanctionnable. Tout manquement, notamment entre professionnels, est puni d'une amende pouvant aller de 75 000 euros à 375 000 euros selon son statut.

A quoi sert une facture?

Comme évoqué, une facture est un document à double vocation : commerciale et comptable.

Ce document a pour but de fixer et préciser, à une date donnée, l'ensemble des conditions d'une vente (produit ou service) entre deux entités.

D'un point de vue commercial, mais également juridique, cela acte la vente en tant que telle et permet de faire courir le délai de paiement.

En cas de litige, elle constituera un élément de preuve.

D'un point de vue comptable, c'est le document, dans son détail, qui va être saisi (dans un journal comptable) et donc qui fera foi, mais aussi permettre le calcul de la TVA.

En cas de contrôle fiscal, elle sert de justificatif.

Bref, vous l'aurez compris, la facture est un élément capital dans la vie administrative d'une entreprise, ce n'est donc pas un élément à prendre à la légère.

Des règles existent et il convient de les suivre pour avoir une gestion juste et ne pas risquer de pénalités quelles qu'elles soient.

Etablir une facture : les mentions obligatoires

Que l'on vende à un particulier ou un professionnel, un certain nombre d'éléments doivent figurer sur le document.

Voici les principaux :

  • Date d'émission de la facture
  • Numéro de la facture : attention, ce point est particulier dans le sens où les factures doivent se suivre dans un ordre chronologique continu et sans rupture. Ainsi, on ne peut pas passer de la facture 201 à la facture 204 sans rien entre celles-ci. De même on parle bien de chronologie, il en va de même dans les dates qui doivent se suivre.
  • Identité de l'acheteur : Nom et adresse complète, siège social et adresse de facturation si elle est différente du siège social (pour les entreprises)
  • Identité complète du vendeur à savoir : Dénomination sociale pour une société, Nom et prénom pour un entrepreneur individuel suivi éventuellement du nom commercial, n° SIREN, RCS ou Répertoire des Métiers selon le statut suivi de la ville d'enregistrement, adresse du siège social , forme juridique et montant capital social, numéro d'identification de TVA
  • N° du bon de commande s'il a été émis par l'acheteur
  • Date de livraison ou de vente des prestations
  • Détail des produits/prestations vendus  et frais divers : descriptif, quantité, prix, taux de TVA, ristourne ou rabais... 
  • Total HT et total TTC
  • Date d'échéance du règlement
  • Conditions d'escompte en cas de paiement anticipé
  • Le taux de pénalité exigible au lendemain de la date échéance du paiement
  • Le montant de l'indemnité forfaitaire de recouvrement de créance en cas de retard

Voici pour les mentions principales et qui, je le répète sont obligatoires.

Selon son statut, d'autres mentions peuvent s'ajouter, notamment pour les auto-entrepreneurs bénéficiant de la franchise en base de TVA. La mention suivante doit alors être impérativement ajoutée : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » et la facture se fera donc sans TVA.

Pour certaines activités, il peut être nécessaire de préciser sa souscription à une assurance professionnelle...

Je vous invite à retrouver toutes ces précisions et informations sur le site du gouvernement.

 

Autres informations relatives à l'édition de la facture en elle-même :

  • Elle doit être rédigée en français. Elle peut être rédigée en langue étrangère dans le cadre d'une relation commerciale avec un pays tiers. Dans ce cas, et surtout en cas de contrôle, l'administration pourra exiger sa traduction certifée par un traducteur juré.
  • Elle doit être établie en 2 exemplaires, l'original étant conservé par le client.
  • Elle peut être envoyée sous format papier ou électronique, selon conditions. L'acheteur a la possibilité de refuser cet envoi électronique. Dans le cas de ce type d'envoi, celui-ci doit être formalisé. Il ne doit faire aucun doute sur l'authenticité de son origine. Elle doit être lisible et l'intégrité de son contenu doit être garanti : non modifiable. La preuve de sa réception doit pouvoir être apportée.

Peut-on modifier une facture?

Si vous avez bien lu le paragraphe précédent, vous avez déjà la réponse, à savoir non.

Plus précisément, le document en tant que tel, n°XXXX, une fois émis ne doit plus être modifié.

Si vous avez une correction quelle qu'elle soit à apporter, il vous faudra :

  • Etablir un avoir qui annulera la facture en question sachant qu'une facture d'avoir est une facture en négatif. (Cela peut être uniquement sur une partie d'une facture. ON n'est pas obligé d'annuler systématiquement la facture entière.) Les factures d'avoir ont leur propre numérotation selon les mêmes règles que les factures.
  • Refaire une nouvelle facture à la date actuelle, et pas celle à laquelle vous aviez émis initialement votre facture!! (Idem pour l'avoir). On ne revient JAMAIS en arrière en terme de dates!! On respecte la chronologie des documents.

Sur quel support faire ses factures?

Sur ce point, je ne vais pas m'étendre envisageant un autre article consacré aux CRM et ERP.

Mais très clairement, la facturation en entreprise est un enjeu. On ne doit aucunement prendre cela à la légère.

Beaucoup de gens considèrent ces aspects administratifs comme secondaires et malheureusement pour eux, ils se trompent.

Facturer et le faire correctement est stratégique pour une entreprise. 

De ce fait et afin de respecter la réglementation; en cas de contrôle, afin de permettre aux instances administratives d'avoir une visibilité et entière transparence sur votre activité, je ne peux que conseiller l'utilisation d'un ERP pour effectuer sa facturation. Au-delà de ces aspects, c'est un gain de temps véritable et précieux!

En général, les outils vous permettent en amont d'établir votre devis, ainsi en quelques clics, vous émettez une facture en bonne et dûe forme sans resaisie ou manipulations. Vous envoyez directement votre facture depuis votre plateforme. Vous suivez vos règlements...bref, que du bonheur!!

Comme évoqué, je vous inviterai à lire l'article qui sera très prochainement consacré à ce sujet.

 

J'espère que cet article vous a plu et vous aura apporté les éclaircissements attendus sur cet aspect de la vie en entreprise.

Pour ma part, cela fait évidemment partie de mes missions : émettre les factures depuis des ERP, procéder à leurs envois ou dépôts sur plateformes, suivre les règlements...

J'ai également pu procéder au choix et paramétrage de certains CRM/ERP chez des clients. Je suis loin de connaître tous les systèmes évidemment, mais ces outils font partie de mon quotidien.

Aussi, si vous avez des questions complémentaires sur ce sujet, n'hésitez pas à me consulter. A bientôt!

 

 

 

Sources

Retrouvez le détail des informations gouvernementales sur le sujet :

Les règles

Les mentions obligatoires

Karen Baudry - kpb gestion - Assistante - Vannes - Morbihan Aide TPE/PME Assistante à distance - Télétravail CRM/ERP/Bases de données/Logiciels... facturation-obligations-regles gestion Assistante indépendante / Assistante de direction

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